Wie führt man eine effektive Telefonkonferenz durch, während man sich am anderen Ende der Welt befindet?
In unserem Beratungsgeschäft müssen wir täglich mit unseren Kunden kommunizieren. Natürlich nutzen wir E-Mail und Instant Messaging, aber wir haben auch regelmäßige Telefontreffen mit einem oder mehreren Ansprechpartnern.
Hier sind ein paar Tipps, damit es so reibungslos wie möglich abläuft.
1/ Pünktlich sein
Wie Sie wahrscheinlich schon bemerkt haben, beginnen Meetings selten pünktlich, selbst wenn alle im selben Raum arbeiten.
Es gibt immer einen 5 / 10-Minuten-Takt, wenn alle ankommen und sich einrichten. Dies gilt umso mehr, wenn Sie eine Skype-Verbindung herstellen, ein Mikrofon anschließen, …
Deshalb ist es für uns Ehrensache, zum vereinbarten Zeitpunkt hyperpünktlich, verbunden und verfügbar zu sein.
Es könnte sein, dass es nicht reicht, um das Meeting pünktlich zu beginnen, aber das wird nicht Ihre Schuld sein 🙂
Die einfache Tatsache, dass Sie immer pünktlich sind, ist ein echtes Zeichen von Seriosität und hilft, Ihren Kunden zu beruhigen, der nicht denken wird, dass er einen Anbieter bezahlt, der Cocktails am Strand in Thailand trinkt.
2/ Haben Sie eine gute Internetverbindung
Dies ist für eine gute Audioqualität unbedingt erforderlich. Erfahrungsgemäß ist eine Internetgeschwindigkeit von mindestens 1 MB/Sekunde im Downlink und 1 MB/Sekunde im Uplinkerforderlich.
Die Abwärtsgeschwindigkeit ist selten ein Problem (sonst haben Sie wirklich Mühe zu arbeiten)
Die ansteigende Geschwindigkeit ist eher ein Problem. In der Türkei und Marokko , wo wir seit fast 3 Monaten sind, liegt die Upload-Geschwindigkeit bei etwa 0,1 mb/Sekunde. Es ist sehr kompliziert, unter diesen Bedingungen Telefongespräche zu führen.
Glücklicherweise sind die Mobilfunknetze (3G / 4G) in der Regel viel schneller und ermöglichen es Ihnen, ohne Probleme zu telefonieren. Wir wechseln daher von unserer WLAN-Verbindung zu unserer Mobilfunkverbindung, wenn wir einen Anruf tätigen müssen.
Ideal ist es, einen Plan B für den Fall eines Problems zu haben (eine Wifi-Verbindung und eine mobile Verbindung / zwei mobile Verbindungen, …).
In jedem Fall ist eine gute Internetverbindung Ihr Problem, nicht das Ihres Kunden. Sie sind auf sich allein gestellt 🙂
3/ Gute Ausrüstung haben
Machen Sie nicht den Fehler, sich mit dem eingebauten Mikrofon und Lautsprecher Ihres Laptops zufrieden zu geben.
Die Audioqualität ist nicht nur schlecht, sondern es kann auch ein Echo erzeugt werden (der Ton der Person, mit der Sie sprechen, wird in das Mikrofon des Computers zurückgegeben und erzeugt eine Schleife).
Es gibt keinen Grund, darüber nachzudenken, investieren Sie in Qualitätsgeräte für Ihr Arbeitsmaterial.
Ich bevorzuge schnurlose Headsets für mehr Bewegungsfreiheit. Die Bose QuietComfort 35 Kopfhörer haben eine unglaubliche Audioqualität. Die Apple Airpods sind sehr klein und perfekt für einen nomadischen Lebensstil geeignet. Beide Geräte sind unbezahlbar, aber der Preis geht weg, die Qualität bleibt.
Halten Sie eine Reserve an kabelgebundenen Standardkopfhörern (z. B. Apple Earpods) bereit, für den Fall, dass Bluetooth nicht funktioniert oder Sie ohne Batterie dastehen.
4/ Bevorzugen Sie Videokonferenzen
Sie mögen alle Werkzeuge haben, die Sie brauchen, um effektiv auf Distanz zu arbeiten, aber Ihren Kunden nie zu sehen, ist immer noch eine Einschränkung.
Einige Studien besagen, dass 55% der Kommunikation nonverbal ist (Mimik, Körpersprache, …).
Heute sind alle Laptops mit einer Webcam ausgestattet. Der Einsatz einer Videokonferenzlösung reduziert diese Unannehmlichkeiten. Es ist auch schön zu sehen, mit wem Sie sprechen, und Sie können Ihren Bildschirm freigeben, wenn Sie eine Präsentation halten müssen.
Zu vermeiden ist es allerdings, wenn man im Pyjama arbeitet 🙂
5/ Schlagen Sie die richtige Softwarelösung vor
Leider sind viele Menschen noch immer nicht an Telefonkonferenzen gewöhnt und verfügen nicht über die entsprechende Hard- und Softwareausstattung.
Zu Beginn unserer nomadischen Tätigkeit wurden keine Anrufe ordnungsgemäß getätigt.
Obwohl wir auf unserer Seite zu 100 % einsatzfähig waren, gab es auf der Seite des Kunden immer ein Problem.
Zwischen dem Kunden, der Skype nicht installiert hatte, dem, der sein Login und Passwort nicht finden konnte, dem, der sein Mikrofon nicht zum Laufen brachte, … Horror bei jedem Treffen!
Es ist Ihre Aufgabe, Ihrem Kunden die richtige Lösung vorzuschlagen, damit sie optimal funktioniert.
Ich für meinen Teil empfehle die folgenden Lösungen:
A/ Wenn ich nur einen Gesprächspartner habe
Zurück zu den Grundlagen: Ich rufe ihn direkt auf seinem Telefon mit meiner französischen virtuellen Telefonnummer an. Es kostet mich dreimal nichts und es ist völlig transparent für meinen Kunden, der nichts zu installieren hat und keine andere Hardware als sein Telefon benötigt.
Die ideale Lösung.
B. Wenn ich Videokonferenzen machen will..
Skype funktioniert unter zwei Bedingungen sehr gut: Ihr Kunde hat es installiert und erinnert sich an seine Anmeldedaten.
Ich verspreche Ihnen, dass Sie diesen zufälligen Teil eliminieren wollen 🙂
Die ideale Lösung für mich ist Appear.in Es ist kostenlos (begrenzt auf 4 gleichzeitige Gesprächspartner in der kostenlosen Version), es muss nichts installiert werden (er nutzt seinen Browser auf dem Computer oder Handy) und Ihr Kunde muss sich nicht registrieren (Sie geben ihm einen einfachen Freigabelink, der immer gleich bleibt).
NB: Die Lösung heißt jetzt Whereby und ich gehe in diesem Artikel ausführlich darauf ein.
Es ist einfach und effektiv.
Wenn Ihr Kunde kein Headset hat und kein Ton vorhanden ist, können Sie sogar den Ton stummschalten, das Bild beibehalten und ihn mit dem A/
Mit Appear.in können Sie auch Ihren Bildschirm freigeben (dazu müssen Sie ein Plugin auf Ihrem Browser installieren, aber das ist mit einem Klick erledigt).
C/ Wenn Sie mehrere Gesprächspartner an mehreren Orten haben
Es wird noch komplizierter 🙂
Skype oder Appear.in sind keine wirklichen Optionen, es wird immer einen Anrufer geben, der nicht die richtige Ausrüstung hat.
Gotomeeting ist eine hervorragende Lösung (kostenpflichtig). Nach dem gleichen Prinzip wie bei Appear.in können Sie einen Link (mit einem Zugangscode) für den visuellen Aspekt freigeben, ohne etwas installieren zu müssen.
Für den Ton hat jeder Sprecher die Wahl: Wenn er ausgestattet ist, kann er sein eigenes Headset verwenden. Wenn nicht, können sie eine kostenlose Rufnummer anrufen (mit einem Zugangscode) und so ihr Telefon wie für ein klassisches Gespräch nutzen.
Eine hervorragende Lösung.
EDIT: Hangouts Meet bietet in seiner kostenpflichtigen Version die gleiche Funktionalität. Es ist jetzt die Lösung, die ich am häufigsten verwende.
Fazit
Diese Tipps sind relativ grundlegend, aber wenn Sie sie alle befolgen, werden Sie effektiver sein als 90 % Ihrer Konkurrenten, egal ob diese nomadisch sind oder nicht.
Sie gewinnen an Professionalität in den Augen Ihrer Kunden, die nach und nach vergessen werden, dass Sie Tausende von Kilometern entfernt sind.
